CO VŠE UMÍ

Aplikační programové vybavení je členěno na jednotlivé programové moduly, vzájemně mezi sebou spolupracujícími.

Základní rozčlenění modulů:

  • Číselníky
  • Katalogy
  • Cenotvorba
  • Skladové hospodářství
  • Fakturace
  • Výroba
  • Obalová konta
  • Objednávky
  • Statistiky a přehledy
  • Evidence tržeb a prodejů
  • Evidence stravenek
  • Inventura skladu
  • Tisk cenovek
  • Komunikace s pokladním místem
  • Nádstavba pro centrální katalog

 

Modul číselníků

Existence číselníků je nutným předpokladem pro zahájení ostatních prací s programovým vybavením. Základní číselníky jsou přednaplněny v instalační verzi programu. Uživatel má možnost změnit prvotní naplnění číselníků. Uvážený a správný návrh číselníků má ve „finále“ velký vliv na „výtěžnost“ informaci s pokladního systému. Evidují se číselníky:

  • Číselník grup – slouží pro statistiky, náhledy na sklad z hlediska grup
  • Číselník zboží – slouží pro statistiky, náhledy na sklad dle sortimentních skupin, zjednodušení cenotvorby (tj. standardní marže ve skupině) apod.
  • Sazebník DPH – možnost rychlé a operativní hromadné změny při změně sazeb DPH
  • Číselník měrných jednotek
  • Číselník základních měrných jednotek - slouží pro přepočtenou cenu na základní měrnou jednotku (např. Kg, Litr apod.)
  • Číselníky pohybových dokladů
  • Číselník podskladů – provoz MOP lze vnitřně dělit na více podkladů (prodejna, bufet apod.), které jsou samostatně sledovány z hlediska zásob
  • Číselník pokladních – umožní evidenci pracovníků, přidělených na pokladny.
  • A další

 

Modul katalogů

S katalogy přichází obsluha programu nejčastěji do styku. Základní katalogy v programovém vybavení jsou:

  • Katalog odběratelů – slouží k evidenci odběratelů (např. na fakturu)
  • Katalo dodavatelů – slouží k evidenci dodavatelů zboží na MOP
  • Katalog zboží – je základním a stěžejním katalogem, ve kterém se evidují pod identifikačními čísly (PLU) jednotlivé druhy zboží.

 

V kartě zboží se evidují veškeré jednotlivé údaje související s konkrétním druhem zboží. Lze zde také evidovat recepturní kalkulace a přidělené čárové kódy.

Evidence receptur a jejich využití ve skladovém hospodářství se předpokládá u MOP provozů, kde se prodávají produkty, které jsou přímo na místě vytvářeny – např. bufetový provoz apod. Receptury lze úspěšně používat např. v obchodech Maso Uzeniny, pro zohlednění ztrát pří krájení salámů, bourání masa apod.

Nasazení čárových kódů lze provést dvěma způsoby, ten první je založen na tom, že čárový kód je použit jako Kód zboží (PLU). Druhý způsob je založen na tom, že zboží má svoje PLU a navíc může mít přiděleno další libovolné množství čárových kódů. Přičemž prodej pak probíhá tak, že na základě sejmutého čárového kódu, automaticky pokladna dohledá číslo PLU a pod tímto číslem se provede prodej.

Cenotvorba

Správná cenotvorba je základem úspěchu v obchodování. Pro potřeby uživatele je v programu Obchodník vytvořena řada služeb, které mají za úkol rychle a správně „poradit“ při tvorbě ceny. Slouží k tomu jednak, stanovené marže v rámci skupin zboží, možnost uvedení individuální marže pro daný druh zboží a řada vyhodnocovacích sestav pro porovnání požadovaných a skutečných marží. V případě receptur, jsou k dispozici okamžité nákupní ceny surovin a porovnání marží receptury. V případě nasazení Obchodníka do sítě dvou a více prodejen, lze stanovit u konkrétních druhů zboží „individuální“ cenu zboží, platnou pro danou prodejnu. Pokud je na prodejnách prováděn i prodej na dodací list, lze pro tento typ využívat tzv. cenové hladiny VO, jejichž počet není omezen.

Skladové hospodářství

Programový modul skladového hospodářství umožňuje sledování aktuálního stavu skladu zboží a evidenci pohybových dokladů. V rámci jednoho skladu lze evidovat více podskladů (je využíváno u restauračních provozů). Tj. na celou provozovnu se nahlíží jako na jeden sklad, ale vnitřně lze definovat, na kterých podskladech se jednotlivé druhy zboží nachází, přičemž jeden druh zboží může být současně na více podskladech. Zboží je naskladňováno v nákupní ceně bez DPH a sledováno ve vážené průměrné ceně (dále skladová cena).

Náhledové a kontrolní sestavy

Zobrazení aktuálního stavu skladu a skladové ceny přímo v kartě zboží (viz. popis výše)
Stav skladu ve skladových cenách s vyčíslením celkové zásoby, možnost řazení dle PLU, názvu zboží, skupiny, ceny, množství.
Stav skladu v prodejních cenách s vyčíslením celkové zásoby, možnost řazení dle PLU, názvu zboží, skupiny, ceny, množství.
Stav skladu ve skladových cenách dle sortimentních skupin s vyčíslením celkové zásoby, možnost řazení dle skupin DPT, názvu skupiny, objemu zásob
Stav skladu v prodejních cenách dle sortimentních skupin s vyčíslením celkové zásoby, možnost řazení dle skupin DPT, názvu skupiny, objemu zásob
Stav skladu ve skladových cenách dle grup s vyčíslením celkové zásoby, možnost řazení dle grup GRP, názvu grupy, objemu zásob
Stav skladu v prodejních cenách dle grup s vyčíslením celkové zásoby, možnost řazení dle grup GRP, názvu grupy, objemu zásob
Sestava podlimitních zásob zboží
Sestava nadlimitních zásob zboží
Sestava druhů zboží přidělených do dané sazby DPH
Stav skladu ve skladových cenách dle sazeb DPH s vyčíslením celkové zásoby
Stav skladu v prodejních cenách dle sazeb DPH
Sestava zboží s prošlou záruční dobou (lze použít za předpokladu využívání navádění záručních dob při přijmu zboží a za předpokladu organizačního zajištění umísťování zboží do regálů dle expiračních dob).
Sestava zboží s nulovým stavem na skladě, možnost rychlého výmazu karty zboží.
A další…

Pohybové doklady

Pohybové doklady jsou evidovány v samostatných číselných řadách. V dané chvíli lze pracovat s libovolným počtem dokladů (dle počtu pracovišť), lze mít „rozpracováno“ také libovolný počet daného typu dokladů (tj. lze se k dokladům vracet a doplňovat či editovat údaje). Definitivní promítnutí na sklad se provádí „Zapracováním“ dokladu. Po zapracování, není již možné doklad upravovat. Druhy pohybových dokladu jsou:

  • Příjem na sklad
  • Vyřazení ze skladu
  • Výdej ze skladu na dodací list
  • Mezikartový převod
  • Meziskladový převod
  • Prodejní dávka
  • Inventura
  • Rozdílová inventura

 

Výroba

Modul výroby je využíván ve výrobních provozech,tj. tedy tam kde z jednotlivých surovin se na základě receptury vyrábí finální výrobek (např. výroba lahůdek, výroba masných a uzených výrobků, cukrovinek apod.). Tento modul umožňuje evidenci i opačného postupu, kdy se z jedné suroviny vyrábí více finálních výrobků (např. bourání masa v řeznictví). K tomuto se využívají dva typy dokladů:

Výrobní doklad - umožňuje na základě navedené receptury u daného druhu zboží, provést odskladnění všech potřebných surovin a naskladnění příslušného množství daného druhu zboží – výrobku. Z hlediska celkové zásoby skladu ve skladových cenách nedojde ke změně. Dojde pouze ke změně zásoby surovin a jejich převodu ve skladové ceně na kartu vyrobeného zboží v daném množství.

Bourací doklad - umožňuje na základě skutečnosti provést „bourání“ suroviny na finální druhy zboží. Doklad provede odpis dané suroviny a naskladnění jednotlivých „rozbouraných“ druhů zboží v příslušném množství a za cenu shodnou se skladovou cenou výchozí suroviny. Z hlediska celkové zásoby skladu ve skladových cenách nedojde ke změně.

Fakturace

Fakturaci lze provádět na základě vystavených výdajových dokladů. Odpis ze skladu probíhá po zapracování výdajového dokladu ve skladových cenách zboží a uživatel nemá možnost tyto ceny změnit. Výdej zboží je v prodejních cenách s DPH a uživatel může použít aktuální prodejní ceny z katalogu zboží nebo v prodejních cenách stanovených v cenové hladině platné pro daného odběratele, ale lze tyto ceny zadat i libovolně, případně použít slevu uvedenou v kartě odběratele. Jak již bylo řečeno vyskladňovaní doklad provede odečet ze skladu, případná faktura vystavená na základě daného výdajového dokladu již neprovádí žádnou změnu na skladě, slouží jen jako daňový doklad. Z hlediska provozu je vždy nutné sladit číselné řady používané v účetnictví firmy uživatele, aby nedošlo ke shodě v číslech faktur vystavených v účetnictví a programu Obchodník. Fakturační modul umožňuje vystavovat i dekádní hromadné faktury, odkazující se na seznam vyskladňovacích dokladů konkrétního odběratele za dané období.

Základní sestavy, náhledy, exporty dokladů jsou :

Sestava nezapracovaných dokladů – (kontrola např. před inventurou)
Sestava dokladu dle data vystavení od – do, sumář
Sestava dokladů dle data vystavení od – do, sumář – jen vybraný dodavatel
Sestava TOP dodavatelů – dle objemu nákupů za stanovené období od – do
Sestava dokladu dle druhu pohybu za období od - do
Sestava nezapracovaných dokladů – (kontrola např. před inventurou)
Sestava dokladu dle data vyřazení od – do, sumář
Sestava dokladů dle data vyřazení od – do, sumář – jen vybraný dodavatel
Sestava dokladu dle druhu pohybu za období od - do

Obalová konta

Modul obalových kont umožňuje sledování obalových kont dodavatelů a porovnání evidenčních záznamů s podklady zasílanými dodavateli. Modul obalových kont spolupracuje s Modulem skladového hospodářství, záznamy jsou v obalových kontech dodavatelů generovány na základě pohybových skladových dokladů automaticky. Uživatel má možnost „ručního“ zásahu do evidence pomocí k tomu určeného evidenčního dokladu. Součástí modulu obalových kont je i archiv obalových kont a nastavení nových výchozích stavů. Převod do archivu a prvotní nastavení se v praxi provádí jednou ročně, většinou na počátku roku po vzájemné kontrole stavu obalových kont s dodavateli.

Pro vedení obalových kont je také nutné vyčlenit v sortimentních skupinách jednu skupinu, která má příznak zápisu do obalových kont a pak všechny druhy zboží přidělené do této skupiny jsou automaticky vedeny v obalových kontech. Automatický zápis do obalového konta je prováděn u těchto pohybových dokladů:

Sestavy, náhled, kontroly v modulu obalové konto:

Sestava stavu obalového konta vybraného dodavatele
Sestava pohybu na obalovém kontě vybraného dodavatele za období od–do
Sestava stavu obalového konta vybraného dodavatele - archiv
Sestava pohybu na obalovém kontě vybraného dodavatele za období - archiv
Sestava vystavených dokladu dle data od – do, sumář
Sestava „ručních“ záznamů do obalového konta z a období od-do

Modul obalových kont nesleduje obalová konta odběratelů, jelikož při maloobchodním prodeji není ve valné části případů potřebné sledovat pohyb obalů mezi uživatelem a odběratelem.

Objednávky odběratelů a dodavatelů

Modul objednávek je programovou nádstavbou, která umožňuje vedení objednávek dodavatelů a vedení objednávek odběratelů.

Objednávky odběratelů

Objednávky odběratelů má smysl vést v případě, že je prováděn prodej na dodací list (fakturu). U odběratelů, kteří odebírají zboží pravidelně a na základě předchozí objednávky (faxem, písemně, telefonem, e-mailem) lze evidovat tyto objednávky v modulu objednávek a poté použít evidovanou objednávku pro přednaplnění vyskladňovacího dokladu (dodacího listu). Ošetří se tímto případné „zapomenutí“ na dodávku zboží, záměnu zboží apod.

Přínosem vedení objednávek odběratelů je :

Přesná evidence objednávek, možnost zpětných náhledů apod.
Možnost tisku a exportu objednávek do formátu vhodného pro potvrzení objednávky a případné zasílání faxem, e-mailem.
Možnost přednaplnění výdajových dokladů z objednávky
Možnost sledování vykrytí objednávek
Možnost informování ostatních uživatelů programového vybavení o „blokaci zboží“ (má smysl v případech víceuživatelského provozu pokladního systému)

Sestavy, náhled, kontroly :

Sestava objednávek za období od-do
Sestava zboží na objednávkách odběratelů
Export a tisk objednávek
Archiv objednávek (již vykryté objednávky)

Objednávky dodavatelů

Vedení objednávek dodavatelů (objednávky, které uživatel vystavuje svým dodavatelům) má na maloobchodní prodejně častější využití v porovnání s vedením objednávek odběratelů.

Možnost pohodlného vedení objednávek dodavatelů je rozšířena o funkci evidence požadavků na objednání zboží. Uživatel má tak možnost pracovat s objednávkami dodavatelů dvěma způsoby.

Klasický způsob vytváření objednávek:

Spočívá ve standardní práci s objednávkou, tj. vyplněním hlavičky objednávky, se specifikací dodavatele a poté zadáváním požadovaných druhů zboží a jejich množství. Při této práci lze využít informace o stavu zboží pod minimální nastavený stav skladu, náhledy na prodejní statistiky konkrétního druhu zboží a případně i náhled na dosud nevykryté objednávky daného zboží. Práce u klasického způsobu lze popsat - „stanovím si dodavatele a poté řeším objednávku zboží jen od tohoto dodavatele“.

Požadavkový způsob vytváření objednávek:

Tento způsob řeší objednávky na dodavatele jiným pohledem na skladové zásoby a potřebu doplnění skladu. Speciální sestava vyhodnotí poklesy pod minimální evidované stavy, přidělí zboží do skupiny A,B,C dle prodejnosti, vyhodnotí zboží na cestě, navrhne standardního dodavatele zboží a požadované množství. Obsluha má možnost provést jakékoliv úpravy v navržených požadavcích (změnit, vyřadit, doplnit nové) a poté dá příkaz k automatickému vygenerování objednávek dodavatelů. Tento způsob je rychlý a uplatní se převážně tam, kde objemy objednávek jsou vysoké a daný druh zboží se objednává pravidelně u daného konkrétního dodavatele (údaj uvedený v katalogu zboží).

Přínosem evidence objednávek dodavatelů jsou :

Přesná evidence objednávek, možnost zpětných náhledů apod.
Možnost tisku a exportu objednávek do formátu vhodného pro zasílání faxem, e-mailem nebo klasickou poštou
Možnost přednaplnění příjmových dokladů z objednávky
Možnost sledování vykrytí objednávek
Možnost informování ostatních uživatelů programového vybavení o „zboží na cestě“ (má smysl v případech víceuživatelského provozu pokladního systému)

Sestavy, náhled, kontroly

Sestava objednávek za období od-do
Sestava zboží na cestě
Export a tisk objednávek
Sestava aktuálních objednávkových požadavků
Archiv objednávek (již vykryté objednávky)

V případě výrobny se sítí vlastních prodejen je modul objednávek na dodavatele využíván pro evidenci objednávek prodejen na výrobnu, a to včetně stanovení termínu závozu a pořadového čísla závozu.

Statistiky a přehledy

Modul Statistiky a přehledy umožňuje sledování rozsáhlé sady statistik, grafů prodejnosti a nákupů, přehledů hospodaření za stanovené období vč. potřebného členění dle druhů pohybu apod. Těsně spolupracuje s modulem Sklad zboží a modulem Evidence tržeb a prodejů. Zápis do statistik se provádí na základě pohybových dokladů a záznamů knihy tržeb a knihy prodejních dávek. Služby a funkce modulu statistik jsou využívány v ostatních modulech jako je např. Objednávky apod. Přehledové sestavy vycházejí vždy z aktuálních dat v jednotlivých pohybových dokladech.

Základní rozdělení statistik a grafů je na poměrové a časové statistiky.

Poměrové statistiky

Poměrové statistiky umožňují náhledy na statistické údaje na základě vzájemných poměrů vybraného statistického údaje v daném časovém období.

Poměrová statistika grup zboží v údajích

prodej v NC
prodej v PC bez DPH
prodej v PC (tržby)
realizovaný hrubý zisk

Poměrová statistika skupin zboží v údajích

prodej v NC
prodej v PC bez DPH
prodej v PC (tržby)
realizovaný hrubý zisk

Poměrová statistika nákupu dodavatelů zboží v údajích

nákup v NC (obaly vyloučeny)

Poměrová statistika odběratelů zboží v údajích

prodej v PC (obaly vyloučeny)
realizovaný hrubý zisk

Vyhodnocovací období pro poměrové statistiky jsou kalendářní roky a měsíce.

Časové statistiky

Časové statistiky umožňují náhledy na statistické údaje z hlediska vývoje v čase a to z hlediska jednotlivých let popř. jednotlivých měsíců.

Časová statistika grup zboží v údajích

prodej v NC
prodej v PC bez DPH
prodej v PC (tržby)
realizovaný hrubý zisk

Časová statistika skupin zboží v údajích

prodej v NC
prodej v PC bez DPH
prodej v PC (tržby)
realizovaný hrubý zisk

Časová statistika druhů zboží v údajích

prodej v Mj.
prodej v NC
prodej v PC bez DPH
prodej v PC (tržby)
realizovaný hrubý zisk

Časová statistika dodavatelů zboží v údajích

nákup v NC

Časová statistika odběratelů zboží v údajích

prodej v PC
realizovaný hrubý zisk

Vyhodnocovací období pro časové statistiky jsou kalendářní rok, měsíc a den

Uvedené statistiky jsou v systému tzv. předzpracovány, což umožňuje okamžitý přístup uživatele k těmto údajům, nedochází tedy k prostojům při výpočtu potřebných údajů.

Přehled hospodaření

Přehled hospodaření zahrnuje sestavy související s vyhodnocením hospodaření prodejní jednotky za stanovené období. Tyto sestavy jsou základem pro předávání podkladů na účtárnu. Jedná se o sestavy:

Celková přehledová sestava za období od-do (sumární přehled veškerých pohybů na skladě vyčíslená v NC a PC, včetně případných inventur skladů, přecenění apod)
Sestava příjmů na sklad za období od-do v členění dle dodavatelů a druhu pohybu
Sestava vyřazení ze skladu za období od-do v členění dle dodavatelů a druhu pohybu
Sestava vyskladnění ze skladu za období od-do v členění dle odběratelů a druhu pohybu
Sestava výrobních dokladů za období od-do
Sestava bouracích listů za období od-do
Sestava mezikartových převodů zboží za období od-do
Sestava tržeb, základů DPH, DPH, způsobů plateb za období od-do

Podrobný popis přehledový sestav je mimo rozsah tohoto dokumentu.

Evidence tržeb a prodejů

Modul Evidence tržeb a prodejů má úzkou návaznost na technické řešení pokladního místa. Řada typů pokladen a váhopokladen poskytuje z hlediska výstupních údajů (údajů přenášených do počítače) shodné typy údajů, odlišnosti jsou minimální.

Kniha tržeb

Jak již bylo uvedeno, možnosti rozsahu údajů uložených v knize tržeb jsou dány možnostmi pokladen či váhopokladen. Základní evidované údaje jsou :

Číslo uzávěrky
Číslo pokladny
Datum uzávěrky
Celková tržba
Základy DPH (jednotlivé sazby)
DPH (jednotlivé sazby)
Platba hotově
Platba stravenkou
Platba kredit kartou
Objem a četnost Storen
Objem a četnost Refundací
Vklad
Výběr
Stav zásuvky
Objem Slev

Záznam v knize tržeb není možno editovat, kromě případů oprav způsobu platby (časté chyby pokladních). Tato oprava je zaznamenána v protokolu oprav knihy tržeb, kde je uložena původní hodnota. Pokud to pokladna umožňuje, lze evidovat tytéž údaje v členění na pokladní.

Sestavy, náhled, kontroly :

Sumární sestava transakcí za období od-do, členění po dnech
Sumární sestava transakcí za období od-do, členění po dnech a pokladnách
Sumární sestava transakcí za období od-do, členění dle pokladních
Sumární sestava transakcí za období od-do, členění dle pokladních a po dnech

Kniha prodejních dávek

Kniha prodejních dávek obsahuje seznam prodaného zboží v rámci jedné uzávěrky. Záznam vzniká převodem údajů zaslaných pokladním zařízením na základě uzávěrky pokladny. Součástí knihy prodejních dávek je Protokol o zapracování, ve kterém jsou uvedeny případné problémy, které se vyskytly při zapracování. Zde se evidují případy:

Neexistují číslo PLU
Nedostatek zboží na skladě (odečet proběhne do záporných hodnot)

Před vlastním zapracováním pokladní dávky probíhají kontroly, které uživateli hlásí výskyt problému a uživatel rozhodne, zda-li zapracování dávky provede nebo odloží zapracování dávky na pozdější dobu.

Výčetka platidel

Jedna se o jednoduchou, ale užitečnou funkci, umožňující rychlé zpracování výčetky platidel včetně tisku výčetky na základě definovaných nominálních hodnot platidel a slouží pro případy odvodů financí do trezoru či banky, případně lze použít při předávání financí mezi pokladní a vedoucím směny.

Výčetka stravenek

Jedná se taktéž o jednoduchou, ale užitečnou funkci, umožňující rychlé zpracování výčetky stravenek na základě definovaných hodnot stravenek (lze uživatelsky měnit) včetně tisku výčetky a slouží pro případy předávání stravenek mezi pokladní a vedoucím směny.

Evidence stravenek

Vedení evidence stravenek je poměrně náročné na čas a přesnost odpovědných pracovníků. Ve valné většině se v praxi vede „ručně na papíře“, případně v excelovské tabulce. Modul Evidence stravenek umožňuje zrychlení a zpřesnění evidence stravenek na prodejně, včetně jejich odeslání či předání emitentům stravenek a případného záznamu přijetí platby za předané stravenky. V modulu lze evidovat výčetky stravenek za každý den s rozlišením emitent, hodnota stravenky a počet stravenek s danou hodnotou.

Sestavy, náhled, kontroly :

Přehled příjmu stravenek celkem za dané období po dnech bez rozlišení emitenta
Přehled příjmu stravenek celkem za dané období po dnech s rozlišení emitenta
Přehled příjmu stravenek za dané období – jeden emitent
Předávací protokol stravenek na daného emitenta

Inventura skladu

Modul Inventura skladu umožňuje dva způsoby provádění inventury skladu. První způsob lze označit jako Inventura skladu a druhý způsob pojmem Rozdílová inventura skladu.

Inventura skladu

Inventura skladu umožňuje provedení jak počáteční tak běžné (např. roční) inventury. Slouží tedy k počátečnímu navedení zboží na sklad i k průběžné inventuře skladu (prováděné nejméně jednou ročně). Základem inventury je inventární doklad, který je generován volbou příslušné funkce v menu programu. Inventární doklad provede načtení aktuálního stavu skladu a poté co je inventární doklad vytvořen lze do něj navádět fyzicky dohledané inventární stavy jednotlivých druhů zboží. Pokud je inventární doklad rozpracován není možné provádět na skladě jakýkoliv pohyb, tj. nelze zapracovávat pohybové doklady včetně prodejních dávek. Toto je ošetřeno programově, a formou upozorňujícího hlášení je o této skutečnosti informován uživatel. Navedení údajů do inventury je možné provádět speciální funkcí přímo v inventuře nebo na základě inventárních soupisů pořízených na jiném PC pracovišti, notebooku, mobilním terminálu nebo pokladním zařízení (pokud to umožňuje).

Sestavy, náhled, kontroly :

Sestava inventárního dokladu – celkový sumář
Sestava inventárního dokladu ve skladových cenách
Sestava inventárního dokladu v prodejních cenách
Rozdílová sestava celková
Rozdílová sestava dle výše rozdílů na jedné položce PLU (slouží k rychlému dohledání špatně provedené inventarizace).
Rozdílová sestava dle skupin zboží PLU (slouží k rychlému dohledání špatně provedené inventarizace).
Sestava tisku inventárních soupisů (slouží pro sběr údajů inventury)
Kontrola souhlasu vratných obalu s počtem zboží, které má vratný obal evidován.

Pro rozsáhlé provozovny je vhodné používat programové rozšíření inventárního modulu – tzv. inventární soupisy. Inventární soupisy lze pořizovat např. na mobilních terminálech, na dalších pracovištích systému (víceuživatelský provoz), případně pro tento účel použít pokladní zařízení (provádí se navedení údajů běžným prodejem a uzávěrka PLU je použita pro vytvoření inventárního soupisu, logicky není tedy promítnuta do knihy prodejních dávek a knihy tržeb).

Sestavy, náhled, kontroly :

Tisk inventárního soupisu
Export inventárního soupisu
Kontrola souhlasu vratných obalu s počtem zboží, které má vratný obal evidován.

Hlavní výhodou, používání inventárních soupisu, je rychlejší navedení údajů do inventury (více pracovišť, použití notebooků, použití pokladních zařízení, mobilních terminálů apod.) a tedy zkrácení doby, po kterou je nutné mít prodejnu uzavřenou.

V případě použití inventury k navedení počátečního stavu skladu (např. při otevírání prodejny), neexistují záznamy ve skladě a tudíž není k dispozici ani údaj skladová cena u jednotlivých druhů zboží. Využívá se tedy údaj Standardní NC uváděný v kartě zboží.

Rozdílová inventura skladu

Rozdílová inventura skladu umožňuje rychlou kontrolu stavu zásob vybraného vzorku položek katalogu zboží. Změna stavu skladu se provede pouze u vybraného vzorku položek skladu. Tento typ inventura se využívá v restauračních provozech.

Tisk cenovek

Modul Tisku cenovek umožňuje tisk cenovek zboží, které se umísťují do vodících lišt na regálech se zbožím a tisk samolepících etiket, které se lepí přímo na zboží. Rozměry cenovek a etiket jsou vždy definovány dle specifických potřeb zákazníka.

Standardní cenovka obsahuje :

Číslo zboží (čárový kód)
Název zboží
Měrná jednotka
Informaci o vratném obalu
Prodejní cena za Mj.

Komunikace s pokladním místem

Tento modul má přímou souvislost s použitou technikou na pokladních místech a jeho rozsah tedy závisí na možnostech pokladen nebo váhopokladen. Základem modul Komunikace s pokladním zařízením je evidenční karta zařízení, která obsahuje údaje specifikující typ zařízení a jeho parametry. Součásti modulu je i vlastní komunikace – tj. přenos dat na pokladní zařízeni a přenos dat z pokladního zařízení do datových struktur programové aplikace.

Komunikace PC – pokladní zařízení

Komunikace ve směru z počítače do pokladního zařízení je dána možnostmi pokladního zařízení a možnostmi komunikačního software.

Standardní komunikace jsou:

Přenos sazeb DPH
Nastavení data a času
Nastavení hlavičky a patičky účtenky
Nastavení desetinné čárky prodejní ceny zboží (podmíněno zasláním celého katalogu PLU)
Nastavení běžícího nadpisu
Zaslaní seznamu pokladních
Zaslání celého katalogu PLU
Zaslání výběru z katalogu PLU
Zaslaní PLU s PC - šťastná hodinka
Zaslání skupin zboží DPT

Komunikace pokladní zařízení - PC

Komunikace ve směru z pokladního zařízení do PC je dána taktéž možnostmi pokladního zařízení a možnostmi komunikačního software.

Standardní komunikace jsou:

Uzávěrka transakcí (obratů) – náhled (X)
Uzávěrka transakcí (obratů) dle pokladních – náhled(X)
Uzávěrka prodejů (obratů) PLU – náhled(X)
Uzávěrka transakcí (obratů) – nulovací se zápisem do knihy tržeb (Z)
Uzávěrka transakcí (obratů) dle pokladních – nulovací se zápisem do knihy tržeb (Z)
Uzávěrka prodejů PLU – nulovaní se zápisem do knihy prod.dávek (Z)
Uzávěrka prodejů (obratů) skupin DPT – nulovaní (Z)
Uzávěrka hodinových přehledů obratů – nulovaní (Z)
Uzávěrka inventury – nulování (Z), záznam do inventárních soupisů

Řízený přístup k datům

Tento modul umožňuje nastavení přístupových cest do jednotlivých „oblastí“ pokladního systému. Základní tři stupně jsou 1-majitel MOP, 2-vedoucí MOP, 3-vedoucí směny. Přístup do programu je individuální a probíhá na základě přihlašovacího jména a hesla.

Nádstavba pro centrální katalog

Modul Nádstavba pro centrální pracoviště je nasazován v případech požadavku na centrální řízení sítě maloobchodních prodejen. Požadavky na centrální řízení se liší „od uživatele k uživateli“. Součástí centrálního řízení je nejen vedení centrálních katalogu a číselníků, ale „sběr“ dat do centra a kontrola „chováni“ jednotlivých maloobchodních prodejen.

Řešení propojení centrály a jednotlivých MOP

V případě zavedení pokladních systémů v síti MOP, patřící jedné firmě, je stěžejním pro návrh pokladních systémů, rozhodnutí vedení firmy, do jaké míry má být centralizováno vedení katalogů a číselníků, „hlídání“ cenotvorby, úroveň kontroly činnosti jednotlivých MOP apod. Pro vlastní pokladní systém MOP je rozhodující, zda-li je požadováno položkové sledování stavu skladu zboží (vedení pohybových dokladů) nebo jestli postačuje zavedení katalogu zboží (dále jen PLU) a provádění prodeje pomocí těchto PLU.

Z pohledu úrovně centralizace a vazeb centrály firmy a MOP, lze tedy pokladní systém MOP rozdělit na tři základní typy, které jsou:

Pokladní systém bez jakékoliv vazby na centrálu
Pokladní systém s minimální tzv. „měkkou“ vazbou na centrálu
Pokladní systém s maximální tzv. „tvrdou“ vazbou na centrálu

Pokladní systém bez jakékoliv vazby na centrálu

V tomto případě je pokladní systém MOP zcela autonomní, na centrále firmy se netvoří a neevidují žádné číselníky a katalogy a tudíž, ani nemůže být žádná vazba na pokladní systém MOP. Veškerá činnost (vedení katalogu zboží, cenotvorba, evidence skladových dokladů, vedení skladu, vedení knihy tržeb atd.) je prováděna na MOP v programu pokladního systému tj. programu, který běží na počítačích v zázemí prodejny. Do centrály se pouze zasílají potřebné doklady v tištěné formě nebo ve standardních formátech souborů DOC, PDF (tržby, pohybové doklady, výkaz stravenek apod.)

Toto řešení (tj. bez jakékoliv vazby na centrálu) je z hlediska požadavku a možností řízení a účinného sledování MOP z centrály zcela nevyhovující.

Pokladní systém s vazbou na centrálu

Vazba mezi centrálou a jednotlivými pokladními systémy může mít různou úroveň. Tyto vazbu mohou být na zcela minimální úrovni, pak se hovoří o „měkké“ vazbě, nebo může být vazba maximální, pak se hovoří o „tvrdé“ vazbě. Vzájemná provázanost centrály a MOP lze členit na:

Jednotné číselníky – jednotné číselníky platné pro všechny MOP (číselník grup, skupin, sazeb DPH, druhů pohybů apod.) umožní slučování veškerých informací do sumárních přehledu a statistik za všechny MOP.
Jednotný katalog zboží – je stěžejní pro celkové přehledy za všechny MOP z hlediska jednotlivých druhů zboží, stavů skladů apod.
Jednotná cenotvorba – ve vazbě na jednotný katalog zboží, lze zajistit jednotnou a shodnou cenotvorbu zboží včetně cenových akcí. V případě potřeby lze centrálně stanovit prodejní ceny konkrétního druhu zboží pro každou prodejnu rozdílně.
Jednotný katalog dodavatelů - vedení jednotného katalogu dodavatelů zajistí sumarizaci statistik nákupů zboží od jednotlivých dodavatelů za všechny MOP.
Evidence a kontrola dohodnutých nákupních cen – ve vazbě na jednotný katalog dodavatelů lze evidovat a kontrolovat stanovovat dohodnuté nákupní ceny ve vazbě na příjmové doklady pořízené na jednotlivých MOP.
Sloučená kniha tržeb všech MOP – veškeré záznamy tržeb z jednotlivých MOP jsou sloučeny do jedné knihy tržeb.
Sloučené statistiky prodejnosti – ve vazbě na jednotné katalogy a číselníky lze sledovat statistiky prodejnosti dle grup, skupin, dodavatelů a druhů zboží sumárně za všechny MOP.
Kontrolní náhledy na pohybové doklady jednotlivých MOP – na centrále lze provádět náhledy na veškeré pohybové doklady pořízené na jednotlivých MOP.
Kontrolní náhledy na dodržování cenotvorby
Kontrolní náhledy na dodržování nákupních cen ze strany dodavatelů

„Měkkou“ vazbou jsou chápány případy pokladních systémů, kdy jsou centrálně evidované údaje v katalozích a číselnicích brány jako „doporučení“ (např. minimální prodejní cena konkrétního druhu zboží). V těchto případech lze katalogy a číselníky např. doplňovat novými záznamy na každé MOP apod.

„Tvrdou“ vazbou jsou chápány ty případy pokladních systémů, kdy se striktně vyžaduje používání centrálních katalogů a číselníků, nelze je na MOP měnit a doplňovat, je pevně stanovena cenotvorba zboží, kontrolovány nákupní ceny apod. Kombinace „tvrdosti“ mohou být různé a odvíjí se od požadavku vedení firmy.