Co je to informační systém a jak Vám může pomoci v podnikání?

Jak mít ve maloobchodě vše pod kontrolou? Bez dobře nastavené organizace nemůže fungovat žádný úspěšný podnik. To platí jak u malých rodinných firem, tak i u velkých společností s desítkami či stovkami zaměstnanců.

K řízení podniku a všech jeho aktivit je vhodné mít správně nastavený a zvolený informační systém. Jak funguje a co je možné zvládnout s pomocí informačního systému OBCHODNÍK?

To se dozvíte v tomto rozhovoru s Ing. Jaroslavem Šimíčkem, jedním z tvůrců tohoto systému.

Pane Šimíčku, můžete nám ve stručnosti představit Vaši společnost?

Naše společnost se jmenuje HCV group a.s., sídlí v Rožnově pod Radhoštěm a působí v oblasti IT a pokladních systémů již více jak 25 let. Za celou tu dobu nasbírala velké zkušenosti v této oblasti. Našim cílem je nabízet lidem a firmám řešení pro moderní a efektivní prodej a řízení jak obchodu, tak i celé společnosti. V naší firmě pracují převážně IT specialisté, programátoři, technici ale také obchodníci a manažeři. Považujeme se za malou firmu s rodinnou atmosférou. Já osobně mám na starost informační systém Obchodník.

Jaká je podstata řešení Vašeho informačního systému?

Vycházíme z praxe maloobchodních prodejen, ale i výroben s vlastní sítí maloobchodních prodejen. Majitelé a provozovatelé těchto prodejen potřebují zajistit rychlý a bezproblémový základní provoz prodejen – tj. rychlou a jednoduchou evidenci zboží, správné nacenění zboží, jednoduchý a rychlý prodej na pokladnách, sledování stavů zásob, odpisy surovin na základě receptur, tisk cenovek zboží, tisk etiket před-váženého zboží v souladu s platnou legislativou, rychlé provedení a vyhodnocení inventur apod.

To, co očekávají „nad základ“, jsou jednak okamžité informace (online náhled na tržby a prodeje během aktuálního dne, online stav zásob apod.) a také informace vyhodnocované za delší období (roky, měsíc apod.) – tím se rozumí hlavně statistiky tržeb, prodejů zboží v členění na sortimentní skupiny, TOP zboží atd. Vše výše uvedené, zajistí informační systém Obchodník.

Mám tomu rozumět tak, že se jedná o nějaký software?

Software Obchodník je samozřejmě základ, ale pojem informační systém v našem chápání zahrnuje kromě software i technické řešení – pokladny, váhopokladny, etiketovací váhy, PC pracoviště, server, (hlavní počítač), důležité je i propojení všech těchto zařízení (Lan sítě, VPN propojení přes internet, WiFi apod.), ale i související služby, a to implementace, instalace, školení a samozřejmě následný servis.

Chápu to správně, že tento informační systém je tedy vhodný jen pro řeznictví a uzenářství?

To ne, informační systém Obchodník je „oborově neutrální“, tedy univerzální. Je nastavitelný a lze jej nasadit v podstatě do jakéhokoliv maloobchodního provozu a jelikož jsme autory softwaru, jsme schopní přizpůsobit funkčnosti software potřebám a specifickým zvyklostem konkrétního zákazníka. Pane Šimíčku, zmínil jste váhopokladny.

Co to vlastně je?

Označení „váhopokladna“ není až tak časté, většinou jsou tato zařízení označovány jako váhy s obchodními funkcemi. V podstatě jde o sloučení dvou zařízení – váhy a pokladny „do jednoho těla“. Výhody jsou nasnadě, tato zařízení šetří místo na prodejním pultu, mají funkce potřebné pro prodej v prodejnách s pultovým prodejem, jako je souběžné otevření více účtů a pokud je váhopokladen více na prodejně (např. jedna v úseku uzenina a druhá v úseku maso), pak existuje možnost plovoucích účtů (účet zákazníka lze plnit na kterékoli z váhopokladen a taktéž uzavřít na kterékoli z nich). Váhopokladny lze využít i při provádění inventur. Už není tedy nutné sepisovat ručně zásoby a následně vkládat do počítače v zázemí prodejny, fyzicky dohledané stavy se evidují přímo na váhopokladně. V případě váhopokladen Mettler Toledo, které nabízíme a dodáváme, se jedná o robustní (bytelné) a spolehlivé zařízení, které je velmi odolné okolnímu prostředí, ve kterém jsou nasazovány (vlhkost, mastnota apod.). K váhopokladnám Mettler Toledo lze připojit pokladní zásuvky, snímače čárových kódů, bankovní terminály a také (což je novinka) hotovostní automaty. Některé typy váhopokladny Mettler Toledo lze využít i jako etiketovací váhy, a to bez nutnosti výměny papírového kotouče za etikety, jelikož mají dvě tiskové mechaniky.

Hotovostní automat?

Většinou se s hotovostními automaty setkáte u samoobslužných pokladen ve velkých řetězcích. Jedná se o tu část samoobslužné pokladny, která přijímá bankovky a mince a využijete ji v případě, že platíte v hotovosti. U našeho řešení je hotovostní automat připojen k váhopokladně a ve chvíli, kdy obsluha ukončuje účet platbou v hotovosti, peníze již nepřebírá obsluha pokladny, ale zákazník mince a bankovky vloží do hotovostního automatu. Výhodami tohoto řešení jsou hygienická hlediska, ale také hledisko zodpovědnosti za hotovost, která po zakoupení hotovostního automatu nepadá na prodávající. Hotovostní automat má čtečku, která rozliší padělanou bankovku, výběr hotovosti je možný pouze oprávněnou osobou.

Váhopokladny, ano, ale je i jiné řešení?

Samozřejmě, existuje i varianta dotykové, nebo i nedotykové (tlačítkové) pokladny propojené s digitální váhou. To je běžné a v praxi se setkáváme i s tímto řešením. Výhodou je levnější pořízení sestav pokladna + váha v porovnání s váhopokladnou. Nevýhodou je „zábor“ více místa na prodejním pultu a finančně náročnější prvotní (ale i následné – vždy po dvou létech) ověření ČMI. Důvodem je relativně nová legislativa WELMEC. Ale tím nechci říct, že je tato varianta špatná. Váhopokladna mi jen přijde praktičtější a svými funkce vhodnější pro prodejny řeznictví a maso-uzeniny.

Dobrá, jsem tedy majitel řeznictví i s výrobou, můžete mi prozradit, jak mi informační software Obchodník usnadní práci?

Nevím, jestli se dá hovořit přímo o usnadnění práce, spíše se jedná o to, že při stejném (případně porovnatelném) objemu práce získáte více informací a lépe kontrolujete hospodaření provozoven. V oblasti vlastní výroby se jedná o evidenci zásob na skladě, odpis surovin na základě receptur, evidenci bouracích listů a výrobních dokladů, od naskladnění zboží a výrobků na základě dodacích listů a následného vystavení prodejek, faktur a hromadných (dekádních faktur). Možnost evidence objednávek na dodavatele a evidence objednávek odběratelů, rychlá expedice.

V oblasti maloobchodu – rychlé evidence nových druhů zboží, možnost cílené cenotvorby, tj. různé ceny téhož zboží na jednotlivých prodejnách a možnost využívání cenových akcí platných pro vybrané druhy zboží na období od-do a pro vybrané prodejny. Rychlý tisk cenovek různých velikostí a typů. Balení zboží s tiskem etiket. Možnost návaznosti na e- -shop apod.

Pane Šimíčku, blížíme se ke konci našeho rozhovoru. Můžete nám prozradit, jaké jsou nyní novinky ve světe pokladen a pokladních systémů?

Ano, tak jak jsem již zmiňoval hotovostní automaty, jsou i v reakci na pandemickou situaci velkým hitem letošního roku. Dále se čím dál tím více v obchodech objevují elektronické cenovky. Věřím, že si lidé občas ani na pultech a regálech nevšimnou, ale je to tak. Tyto cenovky mají výhodu v rychlém a přesném přecenění, bez nutnosti tisku na tiskárnách a následného roznášení těchto cenovek personálem prodejny. Mají dlouhou výdrž baterie a vypadají opravdu skvěle. Nemusí se jednat jen o malé cenovky na regálu, využít se dá i větší, například na prodejní pult uzenin či masa, kde se Vám budou zobrazovat nejen aktuální cenové akce a slevy, ale i další povinné údaje, jako je složení, výrobce apod.

V poslední době se také zabýváme reklamními tabulemi a letos jsme vyvinuli novou mobilní aplikaci Webtržby, přes kterou může majitel prodejny sledovat aktuální stavy tržeb a prodejů na jednotlivých pokladnách, provozovnách, například na svém mobilním telefonu. Vše, co nabízíme najdete na našem webu www.novepokladny.cz.

Poslední otázka, zmínil jste se o servisu pokladen, pozáruční servis pro Vás také není problém?

To vůbec ne, naši technici servisují jak pokladny a váhy, tak i veškeré IT zařízení

provozované u našich zákazníků. Řadu softwarových servisních zákroků lze provádět na dálku přes internet (instalace, konfigurace a nastavení dle požadavků zákazníka), hardwarový servis je možný servisovat u nás na firmě, případně technici jezdí přímo za zákazníky na prodejny.

Pane Šimíčku, velice Vám děkuji za Váš čas. Myslím, že tento rozhovor byl přínosem pro naše čtenáře a doufám, že se Vám v podnikání bude i nadále dařit.